Een congres organiseren doe je meestal niet in je eigen bedrijfspand, maar op een toffe locatie die extra sfeer geeft, uniek is en alles in huis heeft wat je kantoorpand niet heeft. Laten we eerlijk zijn, wanneer je een congres gaat organiseren en je wilt het goed doen, dan doe je dat bij een congrescentrum. De kosten voor het organiseren van een congres op locatie kan snel duur uitvallen. Via deze blog geef ik je een aantal handvatten en afspraken waar je op moet letten bij het organiseren van een congres op locatie, zodat jij de kosten zo laag mogelijk kunt houden.

Afspraken over uitloop

Hoe goed jouw planskills ook zijn. De kans dat je uitloop hebt met je congres is altijd aanwezig. Je wilt dat je gasten zich zo goed mogelijk kunnen vermaken en niet ineens het congres moeten verlaten wanneer het aantal gehuurde uren op is. Maak daarom samen met je congreslocatie goede afspraken over wat er gebeurd wanneer je congres uitloopt. Worden er dan extra kosten in rekening gebracht? Zo ja, hoeveel bedragen die extra kosten dan en kun je vooraf een afspraak hierover maken.

Kies een locatie die bij jouw business past

De grote kracht van het organiseren van een congres op locatie is dat je iets echt unieks kunt doen. De locatie moet hier een goede bijdrage aan leveren. Kies voor een locatie met een sfeer die past bij het congres dat je wilt gaan organiseren. Ga je bijvoorbeeld een heel zakelijk congres organiseren? Kies dan voor bijvoorbeeld een oud beursgebouw. Ben je van plan een heel technisch congres te organiseren? Dan is een oude loods misschien wel interessant. Wat voor congres je ook gaat organiseren, het is een absolute must dat locatie en congres bij elkaar passen.

Catering

Bij een goed aangekleed congres horen natuurlijk lekkere versnaperingen in de vorm van hapjes en drankjes. Breng tijdens de aanloop van je congres goed in kaart of er mensen komen die een speciaal dieet hebben. Wanneer dit zo is moet je zorgen dat je goede afspraken maken over de kaart. Zorg dat er voor al je gasten eten beschikbaar is. Denk hierbij aan gluten vrij, halal en misschien wel kosjer.

Succes!

Heel veel plezier en succes toegewenst op de dag van je congres. Wanneer je bovenstaande tips meeneemt weet ik zeker dat het allemaal goed komt en je congres een daverend succes wordt.