Goed voorbereid aan een congres beginnen

Bij het organiseren van een congres of evenement komt een hoop kijken. Zorg er dus voor dat je goed beslagen ten ijs komt! Maar hoe doe je dat dan? In deze blog geef ik jou 3 tips waarmee jouw volgende congres een daverend succes wordt. Het enige wat jij hoeft te doen bij het organiseren van je volgende congres is zorgen dat je deze tips meeneemt. Zonder verder gedoe 3 tips waar jij als eventmanager blij van wordt.

Tip #1: zorg voor een goed bereikbare centrale locatie

Hoe vervelend zou jij het vinden wanneer je uren moest rijden om naar een congres of evenement te gaan? Waarschijnlijk best vervelend, of het moet wel heel interessant zijn! Dat vinden jouw bezoekers ook. Vaak wordt er alleen gekeken naar goede bereikbaarheid met de auto en voldoende parkeergelegenheden. Het hebben van een goede bereikbaar voor mensen die met het openbaar vervoer komen is echter net zo belangrijk! Zo is het helemaal niet gek om aan je volgende congreslocatie te vragen of zij een medewerker op het station kunnen plaatsen die jouw gasten de weg lijdt naar de locatie van het congres. Probeer er vanaf het begin alles aan te doen, dat het jouw gasten niets ontgaat. Want niets is vervelender dan boze gasten wanneer je congres nog niet eens is begonnen.

Tip #2: Kies voor een locatie die bij jouw congres past

Dit klinkt misschien een beetje als een open deur, maar het gaat zo vaak nog helemaal fout. Een goede congreslocatie sluit perfect aan bij het type congres dat u wilt gaan geven. Een creatief congres vraagt om gekke ruimtes met gekke vormen, terwijl een zakelijk congres beter past bij een locatie met hele strakke zakelijke ruimtes. Een goede locatie kan je congres echt maken of breken. De meeste congressen worden gegeven in theaters en schouwburgen, misschien is het juist leuk om een keer heel wat anders te doen. Een goede congreslocatie moet een aanvulling zijn op je congres en zorgen voor een verademing bij je gasten. Alleen dan wordt je congres echt onvergetelijk.

Tip #3: Nodig teveel gasten uit

Dat klinkt misschien een beetje gek, maar niet iedereen die zegt dat hij of zij zal komen komt ook echt. Reken daarom altijd op minimaal 10 procent no show. Uiteraard ligt dit een beetje aan het congres en aan de timing wanneer je uitnodigingen hebt verstuurd. Een goede eventmanager stuurt in de aanloop naar een congres namelijk nog voldoende mails en opvolgingen om ervoor te zorgen dat het congres of het evenement top of mind blijft bij de genodigde. Zelfs wanneer je dit perfect onder de knie hebt kan het zomaar voorkomen dat je in een half lege zaal staat. Nodig dus altijd teveel gasten uit en overboek je zalen iets. Dit zorgt ervoor dat je straks niet voor een half lege zaal staat. Een goede eventmanager in de arm nemen kan trouwens ook echt geen kwaad.

Veel plezier

Ga jij binnenkort een congres of evenement organiseren? Vergeet dan niet het allerbelangrijkste, probeer er ook een beetje van te genieten. Want wanneer jij geniet, genieten je gasten dubbel.